Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 24-10-2026

KlikFactuur is online facturatiesoftware. Om die dienst te kunnen leveren verwerken we persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden het graag kort en concreet.

1. Wie is wie?

Met “je” bedoelen we iedereen die KlikFactuur gebruikt of onze website bezoekt. Met “we” bedoelen we Dougley (KvK-nummer 74614487), de maker en beheerder van KlikFactuur. Je bereikt ons via support@klikfactuur.com.

2. Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens?

Voor de gegevens die wij nodig hebben om KlikFactuur aan jou te leveren (je account, je organisatiegegevens en je abonnement) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die jij in KlikFactuur invoert over jouw klanten en relaties (zoals namen en adressen op facturen) ben jij verantwoordelijke en zijn wij verwerker. De verwerkersafspraken daarvoor staan in artikel 11 van onze algemene voorwaarden.

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

• Als je onze website bezoekt. We houden technische logs bij (zoals IP-adres en browsertype) voor de beveiliging en werking van de dienst. We gebruiken géén advertentie- of analytics-tracking. Lettertypen en andere bestanden van de site komen van onze eigen servers, dus daarvoor gaat er niets naar derden. Zie ook ons cookiebeleid.
• Als je een account aanmaakt. We verwerken je naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen), plus de gegevens van je organisatie zoals bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN. Deze gegevens hebben we nodig om de overeenkomst met je uit te voeren. Bij het kiezen van een wachtwoord controleren we via Have I Been Pwned of het in een bekend datalek voorkomt. Dat gebeurt in je browser en nog eens op onze server; beide keren gaan alleen de eerste vijf tekens van een versleutelde vorm (hash) van je wachtwoord naar Have I Been Pwned. Daaruit is je wachtwoord niet te herleiden.
• Als je bedrijfsgegevens of btw-nummers controleert. Vul je een KvK-nummer in, dan halen we de openbare bedrijfsgegevens op bij de Kamer van Koophandel. Btw-nummers van jou en je klanten controleren we bij VIES, de controledienst van de Europese Commissie; de uitkomst bewaren we als bewijs.
• Als je facturen en offertes maakt. De gegevens die je invoert over jouw klanten verwerken we uitsluitend om jouw administratie te laten werken: documenten opstellen, versturen, betalingen bijhouden. Deze gegevens blijven van jou.
• Als je e-facturen via Peppol verstuurt of ontvangt. Je factuurgegevens gaan dan via ons Peppol-toegangspunt Recommand door het Peppol-netwerk naar de ontvanger of van de verzender naar jou. Dat is inherent aan hoe Peppol werkt. Om te zien of een klant e-facturen kan ontvangen, zoeken we zijn Peppol-adres (meestal zijn KvK- of btw-nummer) op in het openbare Peppol-adresboek.
• Als je bonnetjes of documenten uploadt. Uploads worden opgeslagen bij Cloudflare. Voor het automatisch herkennen van bedragen en gegevens worden documenten geanalyseerd door een AI-model dat binnen de infrastructuur van Cloudflare draait. Je documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Als je een bankkoppeling instelt. Alleen als jij die koppeling zelf activeert, halen we via GoCardless je banktransacties op om ze aan facturen te koppelen. Je geeft daarvoor bij je bank expliciet toestemming en kunt die op elk moment intrekken.
• Als je betaalt of betaald wordt. Abonnementsbetalingen en (als je dat koppelt) betalingen van jouw klanten lopen via Mollie. Wij zien geen volledige betaalgegevens zoals kaartnummers; die verwerkt Mollie.
• Als er iets misgaat. Foutmeldingen en prestatiegegevens worden vastgelegd via Sentry, met technische context zoals je browser en de pagina waar het misging. Sentry is zo ingesteld dat het geen IP-adressen of andere persoonsgegevens meestuurt, en we maken geen opnames van sessies.
• Als je contact met ons opneemt. We bewaren de correspondentie zolang dat nodig is om je te helpen.

De grondslagen hiervoor zijn: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang (beveiliging en foutopsporing), wettelijke verplichtingen en, waar dat vereist is, jouw toestemming.

4. Hoe beveiligen we je gegevens?

Alle verbindingen verlopen via TLS. Wachtwoorden worden alleen versleuteld (gehasht) opgeslagen en je kunt je account extra beveiligen met twee-staps-verificatie en passkeys. Gegevens worden versleuteld opgeslagen bij Cloudflare. Je database en je bestanden (zoals pdf's en uploads) staan in de EU-jurisdictie van Cloudflare: ze worden alleen in de EU opgeslagen. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot wat strikt nodig is.

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen nooit gegevens. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om KlikFactuur te laten werken:

• Cloudflare voor hosting, opslag, e-mailverzending, PDF-generatie, documentanalyse en spambescherming (Turnstile).
• Mollie voor abonnementsbetalingen en, als jij dat koppelt, betalingen van jouw klanten.
• Recommand voor ons toegangspunt tot het Peppol-netwerk voor e-facturatie.
• GoCardless voor het ophalen van banktransacties, alleen als je een bankkoppeling instelt.
• Sentry voor foutregistratie en prestatiemonitoring.
• Have I Been Pwned voor de controle op gelekte wachtwoorden. Die dienst ontvangt alleen een onherleidbaar stukje van een hash, geen persoonsgegevens.

Daarnaast raadplegen we openbare registers: de Kamer van Koophandel voor bedrijfsgegevens, VIES van de Europese Commissie voor btw-nummers en het Peppol-adresboek om te zien of een ontvanger e-facturen kan ontvangen. Daarbij sturen we alleen het nummer dat we opzoeken; bij VIES ook je eigen btw-nummer, zodat we een officieel controlenummer als bewijs krijgen.

Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de EU

We verwerken gegevens zoveel mogelijk binnen de EU. Je database en je bestanden worden alleen in de EU opgeslagen. Sommige verwerkingen kunnen buiten de EU plaatsvinden: het verzenden van e-mail, het maken van pdf's, het analyseren van documenten en tijdelijke technische opslag bij Cloudflare, en foutregistratie bij Sentry. Cloudflare en Sentry zijn Amerikaanse bedrijven; doorgifte aan hen is gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens zolang je account actief is. Na het verlopen van je abonnement kun je nog 90 dagen bij je gegevens om ze in te zien en te exporteren; daarna kunnen we ze verwijderen. Maak je een nieuwe administratie aan maar rond je de eerste betaling niet af, dan kunnen we die administratie na 7 dagen verwijderen. Je account verwijder je zelf, bij Instellingen → Inloggen & beveiliging. Een administratie verwijdert de eigenaar bij Instellingen → Gevarenzone: ze is dan nog 30 dagen te herstellen en wordt daarna definitief gewist, met haar bestanden en koppelingen. Daarvoor kun je alles in één keer exporteren. Wat we wettelijk moeten bewaren, bewaren we. Facturen die wij aan jou sturen voor je abonnement bewaren we 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Foutmeldingen in Sentry worden na maximaal 90 dagen automatisch verwijderd.

8. Welke rechten heb je?

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Veel daarvan kun je zelf: je gegevens aanpassen in je instellingen, je facturen exporteren als PDF of UBL, je hele administratie in één keer exporteren (Gevarenzone), je account verwijderen (Inloggen & beveiliging) en je abonnement opzeggen (Abonnement & facturen). Voor al het andere mail je support@klikfactuur.com; we reageren binnen een maand.

9. Klachten

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je eerst bij ons aanklopt, zodat we het samen kunnen oplossen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail.